Provozní řád

Úvod

Coworkingový prostor Idea Fair Vysoké školy ekonomické v Praze je navržen tak, aby podporoval spolupráci, vzájemnou inspiraci a sdílení znalostí mezi studenty, zaměstnanci a všemi členy akademické komunity. Tento otevřený prostor slouží jako místo setkávání lidí, projektů a kreativních myšlenek, a je tak jednou z podstatných součástí našeho úsilí o rozvoj otevřeného a inovativního vzdělávacího prostředí.

Účelem tohoto provozního řádu je poskytnout jasná pravidla pro všechny uživatele, aby bylo zajištěno, že prostor bude využíván v souladu s hodnotami naší školy, efektivně a s respektem k ostatním.

Jsme přesvědčeni, že společnými silami vytvoříme prostředí podporující vzájemnou spolupráci, prostředí, které bude podněcovat k inovacím, a které bude přispívat k osobnímu i profesnímu rozvoji každého z nás.

Principy

Flexibilita prostoru

Naším záměrem je udržet coworkingový prostor maximálně otevřený a přístupný, aby zde každý mohl najít místo pro práci, studium nebo setkávání, aniž by bylo nezbytně nutné provádět rezervaci.

Část prostoru je vymezena pro možné rezervace. Systém rezervací je navržen tak, aby nenarušoval postupné budování otevřené komunity. Jedním ze základních principů provozu Coworkingu VŠE je neustále poskytovat všem možnost stát se velmi snadno součástí komunity: nevytváříme “klub vyvolených”. Rezervační mechanismy budeme proto postupně ladit tak, aby budování komunity podporovaly. Cílem je vzájemné propojování a setkávání napříč školou.

Ačkoliv umožňujeme rezervaci určitých prostorů pro specifické potřeby nebo akce, rezervace považujeme spíše za doplňkovou možnost, nikoli za primární způsob využití prostoru. Podporujeme také návštěvy prostoru bez předchozí rezervace. Věříme, že neformální setkávání a náhodné interakce jsou základními kameny silné komunity.

Otevřenost a budování komunity

Cokoli se děje v prostoru Coworkingu VŠE je otevřené příchozím. Pro studentské spolky to znamená jejich větší otevřenost vůči nečlenům, pro další uživatele Coworkingu VŠE jemnou pobídku k otevřenosti a spolupráci. Fungujeme společně, setkáváme se a vzájemně se inspirujeme.

Jedním z klíčových principů našeho coworkingového prostoru je aktivní budování komunity, která podporuje vzájemnou spolupráci, sdílení a inspiraci. Jsme přesvědčeni, že silná a zapojená komunita je základem pro vytváření otevřeného a podporujícího prostředí, kde každý může růst a rozvíjet své projekty a nápady. Z takové komunity pak může těžit celá VŠE.

Aktivně spolupracujeme s různými cílovými skupinami v rámci VŠE, včetně studentských spolků a akademických i neakademických pracovníků, abychom zajistili, že coworkingový prostor a jeho aktivity odpovídají potřebám a očekáváním naší komunity. Tato spolupráce je nezbytná pro to, abychom mohli plně využít potenciál prostoru a podpořit různorodé aktivity, které obohatí celkové fungování VŠE jako moderní a progresivní školy.

Pravidla využívání prostor Coworkingu VŠE

Pravidla pro konzumaci nápojů a jídla

Coworkingový prostor je z hlediska konzumace potravin a nápojů rozdělen do dvou zón.

Většina prostor Coworkingu VŠE je vyhrazena práci a studiu, a proto zde platí omezení na přinášení a konzumaci jídla. Nápoje jsou povoleny, avšak pouze v uzavíratelných nádobách, aby se předešlo nechtěným nehodám a udržovala se čistota. Toto pravidlo se vztahuje na hlavní prostor a jednací místnosti.

Malá studovna (tzv. “kavárna”), nabízí možnost zakoupení občerstvení z jídelních a nápojových automatů. Zde je možné konzumovat jak nápoje, tak i jídlo. Přesto doporučujeme, aby pro konzumaci jídla byly využívány jiné prostory VŠE určené speciálně k tomuto účelu, aby se coworkingový prostor udržel v co nejlepším stavu pro všechny uživatele.

Koordinační tým modulárních prostor VŠE

V otevírací době koordinační tým zajišťuje dohled nad prostorem a dbá na využívání prostoru v souladu s principy fungování Coworkingu VŠE. Zároveň řeší případné závady a incidenty, eventuálně je předává relevantním útvarům k řešení. Uživatelé jsou povinni dbát na to, aby vstupní dveře do hlavního prostoru zůstávaly uzavřeny a nebyla tak narušena kontrola vstupu ani klidová zóna Coworkingu VŠE.

Rezervační systém a jeho pravidla

Možnost rezervací nesmí v úhrnu potlačit základní princip Coworkingu VŠE jako místa budování otevřené komunity, kam lze přijít bez rezervace. Proto jsou pro rezervování vyčleněné jen některé části (prostor s kobercem, některé stoly v malé studovně, tzv. „kavárně“, jednací místnosti), aby stále zůstalo dostatek míst bez rezervace.

Možnosti rezervací a jejich účely

Rezervace v coworkingovém prostoru jsou navrženy tak, aby podporovaly různé typy studijních/pracovních a společenských aktivit. Níže uvádíme přehled možností rezervace s příklady jejich využití. Jakékoli další scénáře možných užití/rezervací je třeba předem projednat s Informačním centrem VŠE.

Rezervace prostor není povolena pro komerční účely, včetně obchodních schůzek, konzultací s klienty nebo jakékoli jiné aktivity, která by měla přímý komerční aspekt. Naším cílem je podporovat akademickou a vzdělávací činnost a udržovat prostředí otevřené pro výměnu znalostí a spolupráci.

Očekáváme, že všichni uživatelé, kteří využívají systém rezervací, budou jednat s ohledem k ostatním a budou respektovat účel a zaměření coworkingového prostoru. Jakékoli zneužití rezervačního systému může vést k omezení přístupu k rezervacím pro dotčené osoby.

  • Sezení u stolů:
    • V malé studovně (tzv. „kavárně“) nebo v částech s kobercem jsou k dispozici místa pro 2–5 osob, která jsou ideální pro společnou práci na týmových projektech nebo studijní skupiny.
    • Interval pro objednání pondělí-pátek 8:00-21:30, po 30 minutách max. 1,5 hodiny denně.
    • Zadání rezervace je možné vždy nejvýše 1 týden dopředu a nejméně 8 hodin předem prostřednictvím formuláře na webových stránkách coworking.vse.cz. Rezervaci musí vždy potvrdit koordinační tým.
    • Storno rezervace je možné nejpozději 4 hodiny před plánovanou rezervací.
  • Jednací místnosti SB 121, SB 122 a SB 123:
    • Celá jednací místnost je rezervovatelná pro skupiny od 4 do 8 osob a je vhodná pro formálnější schůzky nebo intenzivnější společnou práci na projektech.
    • Interval pro objednání pondělí-pátek 6:30-21:30, po 30 minutách max. 2,5 hodiny denně prostřednictvím systému ISKAM (odkaz z webu coworking.vse.cz).
    • Minimální kapacita pro rezervaci jsou 4 osoby. Využití prostoru menším počtem osob může vést k omezení či zrušení možnosti rezervace pro konkrétní osoby.
    • Rezervace jsou automaticky schvalovány a propisují se do čteček ID karet, které umožní vstup pouze rezervujícímu uživateli. Systém zároveň eviduje jak rezervace, tak reálné vstupy.
    • Opakované/pravidelné rezervace jednacích místností jedním uživatelem/jednou skupinou uživatelů nejsou vzhledem k počtu jednacích místností považovány za vhodné.
    • Storno rezervace je možné nejpozději 6 hodin před plánovanou rezervací.
  • PhD Corner:
    • Abychom podpořili specifické požadavky doktorandů, vyčleňujeme část prostoru, označenou jako PhD Corner, která je přednostně vyhrazena pro doktorandy.
    • Pro tento prostor platí stejná pravidla jako pro rezervace sezení u stolů.
  • Prostory pro setkávání větších skupin:
    • Vyhrazené části malé studovny (tzv. „kavárny“) nebo prostorů s kobercem mohou sloužit pro neformální setkání větších skupin, jako jsou například setkání rektora se studenty, společná setkání studentů a zaměstnanců při práci na projektech nebo tematická setkání, např. hraní strategických deskových her. Pro všechny tyto rezervace je nutným předpokladem, že svým charakterem nenarušují celkové fungování prostoru Coworkingu VŠE.
    • Pokud rozsah rezervace přesahuje 5 osob, je nutné konzultovat tuto rezervaci předem s Informačním centrem VŠE a nastavit takové parametry, které sladí parametry akce s principy fungování prostoru Coworkingu VŠE.
    • Rezervace nemůže obsadit kompletní prostor např. malé studovny (tzv. „kavárny“); základním principem je otevřenost všem, kteří v prostoru již jsou nebo přijdou v průběhu akce (např. na barových židlích v prostoru malé studovny). Výjimkou jsou významné akce schválené Eventovým centrem VŠE.
    • Storno rezervace je možné nejpozději 24 hodin před plánovanou rezervací.

Klíčové prvky systému rezervací

  • Uživatelé mají možnost zadat rezervaci online prostřednictvím webových stránek coworking.vse.cz. Veškeré rezervace mimo jednacích místností SB 121, SB 122 a SB 123 potvrzuje koordinační tým, který také umísťuje cedulku na rezervovaná místa, příp. ji odstraňuje při stornu rezervace.
  • Rezervační systém je otevřený studentům i zaměstnancům VŠE pro podporu činností souvisejících se studiem, studijními či vzdělávacími projekty, neformálním setkáváním a komunitními aktivitami.
  • Čtečky karet zprovozněné u vstupů do hlavního prostoru a jednacích místností identifikují studenty a zaměstnance VŠE (napojení na databázi uživatelů s rozlišením rolí, resp. ověření role). Vstup je s výjimkou malé studovny (tzv. “kavárny”) vždy na kartu.
  • Uživatelům poskytujeme možnost snadno stornovat v předstihu své rezervace. V případě, že uživatel zjistí, že již prostor nepotřebuje, může rezervaci zrušit, čímž se prostor uvolní pro ostatní členy komunity. Informace o možnostech stornování konkrétního typu rezervace uživatel obdrží zároveň s potvrzením rezervace.
  • Abychom zajistili spravedlivé využití prostorů všemi členy komunity, zavádíme omezení jako jsou maximální délky rezervací a omezení opakovaných rezervací stejným uživatelem nebo skupinou. Tato pravidla jsou zavedena s cílem podpořit co nejširší využití prostorů a zabránit monopolizaci zdrojů a liší se pro jednotlivé prostory (viz výše).
  • Pro udržení spravedlivého systému mohou být uživatelé, kteří opakovaně nevyužijí své rezervace bez předchozího storna, vystaveni omezením v možnosti budoucích rezervací.

Podpora a zpětná vazba

V případě dotazů nebo technických problémů je k dispozici koordinační tým v prostoru Coworkingu VŠE nebo pomoc prostřednictvím e-mailu coworking@vse.cz.

Vážíme si zpětné vazby od všech uživatelů prostor coworkingu VŠE. Tato zpětná vazba slouží k vyhodnocování a úpravám pravidel a procesů, aby co nejlépe vyhovovaly potřebám naší komunity. Váš názor nám pomáhá vytvářet lepší a uživatelsky přívětivější prostředí.